Proceso de Conciliación Bancaria - Consignaciones por Identificar

Diagrama BPMN de la Guia G-GF-944 Guia para el manejo de partidas conciliatorias en las cuentas bancarias de la universidad de caldas

Descripción Detallada de Actividades

#	Actividad	Responsable	Descripción
1	Cierre Mensual	Tesorería	Se realiza el cierre mensual de las operaciones bancarias y se identifican las partidas pendientes correspondientes a consignaciones por identificar.
2	Registro Transitorio	Tesorería	Se efectúa el registro contable transitorio (Comp.: 922-250), debitando Banco y acreditando la cuenta 24072001.
3	Analizar depósitos recibidos	Unidades Ejecutoras	Se analizan los depósitos recibidos y se buscan los soportes correspondientes para determinar su origen.
4	Identificación del depósito	Unidades Ejecutoras	Si el depósito se identifica, se realizan ajustes contables y presupuestales (abono a facturas o ingreso a proyecto). En caso contrario, se espera hasta los meses de marzo, julio o noviembre para su reclasificación.
5	Reclasificación contable	Oficina Financiera	Se reclasifica el valor contablemente según corresponda: servicios académicos (4305) u otros recaudos (48082601).
6	Reconocimiento presupuestal	Oficina Financiera	Se reconoce presupuestalmente como recursos de capital, ya sea por recuperaciones o reintegros.
7	Verificación de saldos	General	Se asegura que no existan diferencias entre el saldo en libros y el extracto bancario al 31 de diciembre.
8	Análisis y envío de soportes	General	Se continúa con el análisis y envío de soportes para realizar ajustes finales de cartera.
9	Integración en estados financieros	General	Se garantiza que los saldos estén integrados fielmente en los estados financieros institucionales.

Requerimientos Funcionales del Sistema

Módulo	Descripción Técnica para el Sistema
Identificación de Partidas Pendientes	El sistema debe generar automáticamente un listado de consignaciones no conciliadas al cierre mensual, marcándolas como "Pendientes por Identificar".
Registro de Asiento Transitorio	El software debe permitir la creación automática del comprobante transitorio (Comp. 922-250) con la lógica contable Débito: Banco / Crédito: Cuenta 24072001 para formalizar el ingreso temporal.
Búsqueda y Vinculación de Soportes	El aplicativo debe proveer una interfaz para que las Unidades Ejecutoras carguen soportes de depósitos, permitiendo asociarlos a facturas o proyectos específicos para su legalización.
Control de Tiempos de Gracia (Temporizador)	El sistema debe implementar un control de alertas basado en un temporizador de 4 meses (con cortes en Marzo, Julio y Noviembre) antes de habilitar la reclasificación forzosa de saldos no identificados.
Módulo de Reclasificación Automática	Para saldos no identificados tras el tiempo de espera, el sistema debe permitir la reclasificación contable a cuentas de ingresos (4305 o 48082601) y su reconocimiento como recursos de capital.
Consolidación y Cierre de Vigencia	El software debe generar un reporte de auditoría al 31 de diciembre que compare el saldo en libros vs. extracto bancario, asegurando que no existan diferencias pendientes de ajuste.